Entreprenör som driver café eller restaurang

1.Vinster vs risker

Innan ni bestämmer er för att ha en inhyrd entreprenör i era lokaler bör ni ställa potentiella vinster mot tänkbara risker – särskilt i förhållande till era förutsättningar.

Förvaltar ni ett värdefullt kulturarv såsom oersättliga byggnader eller samlingar är det extra viktigt att avväga fördelar mot nackdelar och att arbeta proaktivt för att skydda att viktiga värden går förlorade.

2. Bedöm hyresgästen

Vilka ökade risker finns med den potentiella hyresgästens verksamhet? Ni hade inte hyrt ut till en motorcykelklubb – men gärna till grannen som vill driva ett café på söndagar. Var mellan dessa ytterligheter går er gräns?

– Vilka risker medför entreprenörens verksamhet?

– Ta namn, personnummer och organisationsnummer och kolla upp om det finns domar, konkurser med mera i historiken.

– Fråga efter referenser och kontakta dem.

3. Ställ krav på ansvarsförsäkring

Ställ krav på att entreprenören har ansvarsförsäkring och be att få se försäkringsbevis. Detta är viktigt om entreprenören orsakar en skada på föreningsgården, till exempel en brand eller vattenskada. Er förenings byggnadsförsäkring gäller även om det är entreprenören som orsakat skadan men för att inte själva åka på självrisker och andra omkostnader så behöver ni i detta fall ställa ett skadeståndsanspråk mot entreprenören och denna har då nytta av sin ansvarsförsäkring. Om ni inte säkerställer att ansvarsförsäkring finns kan det hända att entreprenören inte har några medel att ersätta er med.

4. Försäkring av lösegendom

Grunden i försäkringsväsendet är att var och en försäkrar sin egendom. Entreprenören får försäkra sin egen lösegendom, den omfattas ej av er förenings försäkring.

Har entreprenören speciellt stöld­begärlig egendom som kan öka risken för inbrott bör det stå i avtalet att denne ska stå för er självrisk vid ett inbrott där det främst är entreprenörens egendom tjuven var ute efter.

I entreprenörens lösegendomsförsäkring kan det ingå ”skador på hyrd lokal” upp till 1 basbelopp (58 800 kronor, 2025). Det ska i hyresavtalet då framgå att hyresgästen svarar för dessa skador.

5. Skriv avtal

Se till att skriva avtal med entreprenören. Ni kan utgå från mallen för hyresavtal för fast hyresgäst – och eventuellt göra vissa kompletteringar.

Komplettera till exempel med specifika ordningsregler, brandskyddsregler, städinstruktioner, sophantering, säkerhetsinformation, instruktioner för värme- och ventilation, lås och larm, instruktioner för köksmaskiner, AV-utrustningar med mera.

Det ska också framgå i avtalet vad som gäller om entreprenören brister i att följa lagstiftning eller får indraget tillstånd för verksamheten av myndighet. Därtill bör det framgå att krav på lokalerna från myndighet som härrör till entreprenörens verksamhet ska bekostas av denne.

Om föreningen hamnar i tvist med entreprenören kan ni ha användning för rättsskyddsförsäkringen. Självrisken är 10% av ett basbelopp (5 800 kr, 2025) + 10% av överskjutande kostnader och den maximal ersättningen är 5 basbelopp (294 000 kr, 2025).

6. Inkomster och utgifter

Det är viktigt med en insiktsfull hyressättning där man tar höjd för att entreprenörens verksamhet sliter på byggnadens komponenter vilket kortar komponenternas livslängd samt ökar underhållsbehovet. Istället för att slipa om golvet var 10:e år kanske ni behöver göra det var 5:e år. Därtill kan mer löpande omkostnader öka såsom sophämtning, byte av filter i ventilation, elkostnader, vattenförbrukning med mera. I hyresavtalet bör det finnas en tydlig gränsdragningslista mellan vad entreprenören står för respektive vad som ingår i hyran.

7. Säkerhet

Föreningen och entreprenören har ett delat ansvar över säkerheten. Föreningen ska som fastighetsägare se till att fastigheten fungerar som den ska och att ingen riskerar att skadas i eller utanför byggnaden. Det är entreprenörens ansvar att upprätthålla denna säkerhet under pågående verksamhet.

Ni bör ta fram säkerhetsföreskrifter som entreprenören ska följa och som ges både skrift­ligen och muntligen. Extra viktigt är att följa maxantal personer i respektive lokal och att hålla samtliga utrymningsvägar upplåsta och fria från föremål. Informera om var utrymningsvägar och brandsläckningsutrustning finns.

Om någon besökare skadar sig under besök hos entreprenören är det entreprenörens eventuella olycksfallsförsäkring som gäller. Den olycksdrabbade kan också välja att rikta ett skadeståndsanspråk mot entreprenören eller föreningen. Ni har i sådana fall användning av er ansvarsförsäkring.

8. Övernattning

Det är viktigt att det framgår om entreprenören får sova över / ha övernattande i lokalen eller ej. Det avgör ni som förening efter att ha stämt av med er lokala räddningstjänst. Vid önskemål om tillfällig övernattning måste räddningstjänsten tillfrågas och ge sin tillåtelse. Om er förening vill ha återkommande övernattningar kan en brandskyddsdokumentation behöva redovisas. Kontakta räddningstjänsten i er kommun för att ta reda på vad som gäller. Och kontrollera brandvarnarna.

9. Momspliktiga föreningar

Om ni är en momspliktig förening och vill kunna dra moms för reparationer med mera så måste uthyrningen ske till momspliktig hyresgäst med momspliktig verksamhet. I annat fall kan ni inte dra av kostnaderna. Om detta ändå görs kan ni bli jämkningsskyldiga, det vill säga återbetalningsskyldiga till staten för den avdragna momsen.

Om ni är momspliktiga bör ni komplettera er mall för hyresavtal med följande skrivning: Hyresvärden är momspliktig. Hyresgästen ska utöver hyran betala moms som vid varje tidpunkt gäller. Momsen betalas samtidigt som hyran.

Följande bör också stå: Om det framkommer att hyresgästen inte bedrivit momspliktig verksamhet i loka­len och hyresvärden med anledning av detta blir jämkningsskyldig (skyldig att betala tillbaka belopp till staten) ska hyresgästen betala detta belopp fullt ut till hyresvärden samt till hyresvärden betala ersättning för kostnadsökning med anledning av förlorad avdragsrätt av moms.