Det finns en uppsjö olika distansmötesverktyg för att mötas online. Till skillnad från ett telefonmöte kan deltagarna, om de har en kamera, se varandra och även dela skärm så att alla kan se samma presentation samtidigt. Det flesta verktyg har både kostnadsfria versioner och betalversioner. Här tipsar vi om de vanligaste. På BR:s kansli använder vi Zoom och Microsoft Teams för olika digitala distansmöten.
Techsoup
Föreningen Techsoup samarbetar med flera programvaruföretag, som exempelvis Microsoft och Adobe, för att kunna erbjuda donationer av flera olika datorprogram till ideella föreningar. Om bygdegårdsföreningen ansluter sig till Techsoup kan den till exempel få:
- Tio gratislincenser för Office 365 och därmed möjlighet att använda alla funktioner i betalversionen av Teams.
- Gratis tillgång till Googles produkter till ideella organisationer med bland annat videomötesverktyget Google Meet.
Läs mer om digitala tjänster till din bygdegårdsförening genom Techsoup här: www.techsoup.se/content/digitala-tj%C3%A4nster-till-din-bygdeg%C3%A5rdsf%C3%B6rening
Tips på olika videmötesverktyg
(med reservation för eventuella ändringar och uppgifter som vi inte har kunnat läsa oss till)
Zoom
Antal deltagare
Upp till 100.
Kostnad
Kostnadsfri version med 40 minuters gräns för gruppmöten, annars cirka 150 kronor per månad.
Funktioner
- Möjligt att vara med via telefonuppringning
- Möjligt att skicka ut länk till mötet till deltagarna i förväg
- Möjligt att välja om alla deltagare ska synas i galleri-vy eller om den som talar ska synas i helskärm.
- Handuppräckningsfunktion
- Skärmdelning möjlig
- Inspelningsfunktion
- Privat- och gruppchatt
- Möjlighet att bryta upp i mindre grupper
- Deltagare kan ansluta via webbläsare (inget behöver laddas ner till datorn)
Nedladdning
zoom.us/pricing
www.techsoup.se/donor-program/zoom
Google Meet
Antal deltagare
Upp till 100*
Kostnad
Kostnadsfri men finns betaltjänst med fler funktioner.
Funktioner
- Möjligt att vara med via telefonuppringning
- Möjligt att skicka ut länk till mötet till deltagarna i förväg
- Skärmdelning möjlig
- Ingen möjlighet att spela in eller spara mötet*
- Deltagare kan ansluta via webbläsare (inget behöver laddas ner till datorn)
*Tillfälligt tillgängligt kostnadsfritt till och med 1 juli 2020:
- Större möten, för upp till 250 deltagare per möte
- Möjligheten att spela in möten och spara dem på Google Drive
Nedladdningslänk
gsuite.google.com/products/meet/
Microsoft Teams
Antal deltagare
Många, har ingen exakt uppgift.
Kostnad
Kostnadsfri men finns betalversion med fler funktioner. Betalversionen är en del av Office 365.
Funktioner
- En plattform för att bygga upp grupper, dela material och chatta samt att ha videomöten
- Deltagarna rings upp av mötesledaren vid mötets start
- Skärmdelning möjlig
- Privat- och gruppchatt
- Deltagare kan ansluta via webbläsare (inget behöver laddas ner till datorn)
Nedladdningslänk
support.office.com/sv-se/article/v%C3%A4lkommen-till-microsoft-teams-kostnadsfritt-6d79a648-6913-4696-9237-ed13de64ae3c
Skype
Antal deltagare
Upp till 50.
Kostnad
Kostnadsfri
Funktioner
- Deltagarna rings upp av mötesledaren vid mötets start
- Skärmdelning möjlig
- Inspelningsfunktion
- Chattfunktion
- Deltagare kan ansluta via webbläsare (inget behöver laddas ner till datorn)
Nedladdningslänk
www.skype.com/sv/features/group-video-chat/
Andra typer av distansmöten
Telefonmöte
Om deltagarantalet inte är alltför stort kan även ett telefonmöte fungera. Tänk på att ha en tydlig struktur för hur deltagarna begär ordet och att alla har tillgång till handlingarna så att de kan följa med i mötet.
Exempel på kostnadsfria tjänster:
www.telekonferensen.se
www.freeconferencecall.com/sv/se
Ett telefonmöte med en kod som är säkerställt unik kan bokas genom Telia. Tjänsten heter Telemöte Rörlig och beställs här:
www.telia.se/foretag/losningar/produkter-tjanster/telemote-webbmote
Per capsulam-möte
Ett annat alternativ är att genomföra ett per capsulam-möte vilket innebär att deltagarna kommunicerar i skrift istället för muntligt. Då behöver alla handlingar finnas tillgängliga digitalt och på föredragningslistan ska det finnas ett förslag till beslut på varje punkt. Sedan ska alla ombud ha möjlighet att kommentera på alla punkter.
Svårigheten ligger i hur deltagarna ska kunna ta del av varandras kommentarer. Det bästa är att skapa ett delat Google-dokument där alla som får länken till dokumentet kan kommentera (inte redigera). Den som skapar dokumentet behöver ha ett Google-konto och skapa ett dokument i Google Drive som sedan kan delas via en länk till andra som inte behöver ha något Google-konto.
Om det inte finns möjlighet att skapa ett Google-dokument kan kommentarer tas in via e-post. Då måste motförslag läggas upp på hemsidan så att övriga medlemmar kan kommentera och rösta på de olika möjliga förslagen. Det är mycket viktigt att ha en tydlig tidsplan som kommuniceras. Till exempel fyra dagar för kommentarer och motförslag och sedan tre dagar omröstning på de förslag som är lagda.
Protokoll skrivs sedan i princip som vanligt, men med tillägget att stämman skedde per capsulam (istället för en fysisk plats), och så redovisas röstetal för de punkter som det funnits en omröstning om.
VoteIT
Ett skriftbaserat årsmötesverktyg som kostar 10 000 kronor per år för att genomföra Per capsulam-möten på ett överskådligt sätt.
https://www.voteit.se/
Ta reda på mer
Jämförelse av videomötesverktyg: Techsoup
www.techsoup.se/content/resurser-f%C3%B6r-distansarbete (klicka på Artikel: Förstå videokonferensverktygen som är tillgängliga för din ideella förening)
Film: Civilsamhällespodden – Grunderna i att hålla ett digitalt årsmöte!
www.facebook.com/civsampodd/videos/667826247093442/
Bok: Distansmöten, Idealistas förlag
idealistas.se/bocker/distansmoten/
Hemsidor:
www.sv.se/cirkelledarnatet/inspiration/digitala-verktyg/
digitalaverktyg.sensus.se/kategori/distans-moten
