Se vårt inspelade webbinarium om att hålla årsmöte på distans
Webbaserade videomöten
Det flesta verktyg för webbaserade videomöten har både kostnadsfria versioner och betalversioner. Här tipsar vi om de vanligaste. På BR:s kansli använder vi Zoom och Microsoft Teams för olika digitala distansmöten.
Techsoup
Föreningen Techsoup samarbetar med flera programvaruföretag, som exempelvis Microsoft och Adobe, för att kunna erbjuda donationer av flera olika datorprogram till ideella föreningar. Om bygdegårdsföreningen ansluter sig till Techsoup kan den till exempel få:
- Tio gratislincenser för Office 365 och därmed möjlighet att använda alla funktioner i betalversionen av Teams.
- Gratis tillgång till Googles produkter till ideella organisationer med bland annat videomötesverktyget Google Meet.
Läs mer om digitala tjänster till din bygdegårdsförening genom Techsoup här: www.techsoup.se/content/digitala-tj%C3%A4nster-till-din-bygdeg%C3%A5rdsf%C3%B6rening
Tips på olika videmötesverktyg
(med reservation för eventuella ändringar och uppgifter som vi inte har kunnat läsa oss till)
Zoom
Antal deltagare
Upp till 100.
Kostnad
Kostnadsfri version med 40 minuters gräns för gruppmöten, annars cirka 150 kronor per månad.
Funktioner
- Möjligt att vara med via telefonuppringning
- Möjligt att skicka ut länk till mötet till deltagarna i förväg
- Möjligt att välja om alla deltagare ska synas i galleri-vy eller om den som talar ska synas i helskärm.
- Handuppräckningsfunktion
- Skärmdelning möjlig
- Inspelningsfunktion
- Privat- och gruppchatt
- Möjlighet att bryta upp i mindre grupper
- Deltagare kan ansluta via webbläsare (inget behöver laddas ner till datorn)
Nedladdning
zoom.us/pricing
www.techsoup.se/donor-program/zoom
Ladda ner vår lathund för Zoom:
Google Meet
Antal deltagare
Upp till 100*
Kostnad
Kostnadsfri men finns betaltjänst med fler funktioner.
Funktioner
- Möjligt att vara med via telefonuppringning
- Möjligt att skicka ut länk till mötet till deltagarna i förväg
- Skärmdelning möjlig
- Deltagare kan ansluta via webbläsare (inget behöver laddas ner till datorn)
Nedladdningslänk
gsuite.google.com/products/meet/
Microsoft Teams
Antal deltagare
Många, har ingen exakt uppgift.
Kostnad
Kostnadsfri men finns betalversion med fler funktioner. Betalversionen är en del av Office 365, ideella föreningar kan få tillgång till Office 365 utan kostnad.
Funktioner
- En plattform för att bygga upp grupper, dela material och chatta samt att ha videomöten
- Deltagarna rings upp av mötesledaren vid mötets start
- Skärmdelning möjlig
- Privat- och gruppchatt
- Deltagare kan ansluta via webbläsare (inget behöver laddas ner till datorn)
Nedladdningslänk
support.office.com/sv-se/article/v%C3%A4lkommen-till-microsoft-teams-kostnadsfritt-6d79a648-6913-4696-9237-ed13de64ae3c
Jitsi Meet
Antal deltagare
Max 50 i den kostnadsfria versionen
Kostnadsfri
Finns både kostnadsfri- och betalversion
Funktioner
- Deltagarna rings upp av mötesledaren vid mötets start
- Skärmdelning möjlig
- Inspelningsfunktion
- Chattfunktion
- Deltagare kan ansluta via webbläsare (inget behöver laddas ner till datorn)
Instruktionsfilm från Kulturens (studieförbund för kulturutövare): www.kulturens.se/gratis-videomoten-med-jitsi-meet
Skype
Antal deltagare
Upp till 50
Kostnad
Kostnadsfri
Funktioner
- Deltagarna rings upp av mötesledaren vid mötets start
- Skärmdelning möjlig
- Inspelningsfunktion
- Chattfunktion
- Deltagare kan ansluta via webbläsare (inget behöver laddas ner till datorn)
Nedladdningslänk
www.skype.com/sv/features/group-video-chat/
Telefonmöte
Om deltagarantalet inte är alltför stort kan även ett telefonmöte fungera. Tänk på att ha en tydlig struktur för hur deltagarna begär ordet och att alla har tillgång till handlingarna så att de kan följa med i mötet.
Exempel på kostnadsfria tjänster:
www.telekonferensen.se
www.freeconferencecall.com/sv/se
Ett telefonmöte med en kod som är säkerställt unik kan bokas genom Telia. Tjänsten heter Telemöte Rörlig och beställs här:
www.telia.se/foretag/losningar/produkter-tjanster/telemote-webbmote
Skriftligt möte
Om föreningen inte kan genomföra sitt årsmöte fysiskt eller digitalt, finns det möjlighet att göra det skriftligt, vilket innebär att deltagarna kommunicerar i skrift istället för muntligt. När kallelsen till årsmötet skickas ut ska det framgå att mötet kommer ske skriftligt. Handlingar som mötet behandlar skickas ut eller bör finnas tillgängliga digitalt och på föredragningslistan ska det finnas ett förslag till beslut på varje punkt. Alla ombud ha möjlighet att kommentera på alla punkter. Det ska framgå i instruktionerna när svar senast ska vara inne, samt till vilken adress. När tiden gått ut återkopplar mötesordförande resultat och protokoll uppförs. Skriftligt möte passar när ett fåtal frågor behandlas för beslut. Tänk på att det demokratiska samtalet försvåras i den formen för årsmöte, att ta upp frågor som bör ha en demokratisk diskussion i ett skriftligt möte är inte rekommenderat.
Här finns en guide till hur ett per skriftligt årsmöte kan gå till:
Årsmöte på distans
Se vårt inspelade webbinarium om att hålla årsmöte på distans
Idealistas förlag har gett ut boken ”Digitala årsmöten” som du kan köpa här:
widget.publit.com/idealistas-forlag_2377/digitala-arsmoten/9789187003356
VoteIT
Ett skriftbaserat årsmötesverktyg som kostar 10 000 kronor per år för att genomföra skriftliga möten på ett överskådligt sätt.
https://www.voteit.se/
Ta reda på mer
Jämförelse av videomötesverktyg: Techsoup
www.techsoup.se/content/resurser-f%C3%B6r-distansarbete (klicka på Artikel: Förstå videokonferensverktygen som är tillgängliga för din ideella förening)
Film: Civilsamhällespodden – Grunderna i att hålla ett digitalt årsmöte!
www.facebook.com/civsampodd/videos/667826247093442/
Bok: Distansmöten, Idealistas förlag
idealistas.se/bocker/distansmoten/
Hemsidor:
www.sv.se/cirkelledarnatet/inspiration/digitala-verktyg/
digitalaverktyg.sensus.se/kategori/distans-moten
