Policy för personuppgiftshantering
Antagen av styrelsen för Erikslunds Bygdegårdsförening 2019-04-02
Inledning och syfte
Syftet med denna policy är att säkerställa att Erikslunds Bygdegårdsförening hanterar personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR). Policyn omfattar all behandling av personuppgifter och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data.
Denna policy är förankrad hos föreningens funktionärer, samt är kommunicerad till föreningens andelsägare.
Organisation och ansvar
Styrelsen ansvarar för att behandlingen av personuppgifter i föreningen följer denna policy.
Lena Larsson är av styrelsen utsedd till personuppgiftsansvarig i föreningen och har därmed det övergripande ansvaret för innehållet i denna policy, samt att den implementeras och följs av verksamheten.
Alla funktionärer inom föreningen ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och det den vill säkerställa.
Tillämpning och revidering
Denna policy är tillämplig för föreningens styrelseledamöter och övriga personer med förtroendeuppdrag eller anställning inom föreningen, samt uppdragstagare som berörs av vår verksamhet.
Policyn ska fastställas av styrelsen minst en gång per år och uppdateras vid behov. Personuppgiftsansvarig är ansvarig för att hålla i processen kring årlig uppdatering av policyn till följd av nytt och förändrat regelverk.
Begrepp
Personuppgift
En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.
Registrerad
Den som en personuppgift avser, det vill säga den fysiska person som direkt, eller indirekt kan identifieras genom personuppgifterna i ett register.
Personuppgiftsbehandling
En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter – oberoende av om de utförs automatiserat eller ej – såsom insamling, registrering, organisering och strukturering.
Personuppgiftsbehandling
Varje personuppgiftsbehandling sker enligt följande principer:
– Laglighet
– Ändamålsbegränsning
– Uppgiftsminimering
– Korrekthet
– Lagringsminimering
– Integritet och konfidentialitet
- All hantering av personuppgifter sker enligt rättslig grund: samtycke, avtal eller intresseavvägning.
- Personuppgifter lagras i ett ägarandelsregister till dess att registrerad avslutar sitt andelsinnehav.
- Uppgifter av värde ur ett historiskt perspektiv lagras och arkiveras för framtiden, t ex föreningens styrelseberättelse och styrelseprotokoll.
- Då registrerad begär att raderas ur föreningens andelsregister ska detta ske utan onödigt dröjsmål.
- Krav på att personuppgifter hanteras enligt Dataskyddsförordningen ska alltid säkerställas vid upphandling och utveckling av IT-lösningar och tjänster, och ska vara en del i kravspecifikationen och eventuella avtal.
- Uppföljning och utvärdering av hantering av personuppgifter ska ske minst årligen.
- Eventuella incidenter rörande personuppgifter som föreningen behandlar ska utan dröjsmål rapporteras till personuppgiftsansvarig i föreningen, som i sin tur ansvarar för att anmälan skyndsamt kommer in till Datainspektionen. Samt att i övrigt nödvändiga åtgärder ska vidtas med anledning av incidenten.
Rättigheter för den enskilde
Som registrerad har du följande rättigheter:
- Rätt till tillgång. Du kan begära ut vilka personuppgifter som finns lagrade om dig.
- Rätt till rättelse. Du kan begära att dina personuppgifter rättas ifall uppgifterna är felaktiga eller ofullständiga.
- Rätt till begränsning och rätt att göra invändningar. Du har rätt att begära en begränsning av användandet av personuppgifter samt att göra invändningar, t ex att slippa direktmarknadsföring av föreningens verksamhet.
- Rätt till radering. Du kan begära att alla personuppgifter om dig raderas.