Bakgrundsbild

Alternativ för att genomföra distriktsstämmor

Alla bygdegårdsdistrikt som har sina distriktsstämmor inplanerade framöver behöver göra en riskbedömning för om mötet kan genomföras som planerat, se Folkhälsomyndighetens riskbedömningsmall nedan. Rådande läge innebär inte att alla behöver undvika ett fysiskt möte, men alla behöver fundera på om och hur det kan genomföras på ett säkert sätt.

Om ett distrikt landar i slutsatsen att inte genomföra sin stämma fysiskt kommer riksförbundet hjälpa till att hitta en digital form som stämman kan genomföras i istället. Den 20 april gäller fortfarande som deadline för distriktsstämmor och distriktens årsrapporter.

Mall för riskbedömning

För att avgöra om ett evenemang kan genomföras säkert eller inte har Folkhälsomyndigheten tagit fram en mall för riskbedömning vilket hjälper er att fatta ett välgrundat beslut: www.folkhalsomyndigheten.se/smittskydd-beredskap/utbrott/aktuella-utbrott/covid-19/information-till-arrangorer-av-evenemang/

Om man genomför sitt möte fysiskt kan vissa förhållningssätt hjälpa till att minska risken för smittspridning såsom att inte hälsa i hand, att vissa deltagare kan vara med på länk istället för fysiskt, och dylikt.

Digitala stämmor

BR har pratat med Studieförbundet Vuxenskolan som har tagit fram en lösning för digitala stämmor som de själva kommer att erbjuda sina avdelningar. SV-avdelningarna har fått utbildning i hur det fungerar och bygdegårdsdistrikten hänvisas i första hand till att kontakta sin lokala SV-avdelning för hjälp med att genomföra sin stämma digitalt.

www.sv.se/avdelningar

Hybridlösning

Sjuhärads bygdegårdsdistrikt kommer genomföra sin stämma som planerat söndag 5 april. Ombudsanmälan från 9.30 och stämman kommer sedan genomföras digitalt från fem olika bygdegårdar runt om i Sjuhärad kl. 10–12. Stämman kommer att behandla samtliga punkter på föredragningslistan, dela ut årets bygdegård lokalt samt också dela ut silvernålar.

Vid anmälan får man ange vilken bygdegård man vill närvara i. Varje bygdegård bjuder på kaffe och macka. Styrelsen är uppdelad så det finns representanter i varje bygdegård. Presidiet för stämman kommer att sitta samlat i en och samma bygdegård.

Även Värmland undersöker ett liknande upplägg, men då genom att sitta på lokala SV-kontor på olika orter.

Telefonmöte

Om deltagarantalet inte är alltför stort kan även ett telefonmöte fungera. Tänk på att ha en tydlig struktur för hur personer begär ordet och att alla har tillgång till handlingarna på ett bra sätt så att de kan följa med i mötet. Det finns två kostnadsfria tjänster man kan använda sig av:

www.telekonferensen.se

www.freeconferencecall.com/sv/se

Om man vill boka ett telefonmöte med en kod som är säkerställt unik kan man beställa genom Telia. Tjänsten heter Telemöte Rörlig och kan beställas här:

www.telia.se/foretag/losningar/produkter-tjanster/telemote-webbmote

Per capsulam-möte

Ett annat alternativ är att genomföra ett per capsulam-möte där man kommunicerar i skrift istället för muntligt. Då behöver alla handlingar finnas tillgängliga digitalt och på föredragningslistan ska det finnas ett förslag till beslut på varje punkt. Sedan ska alla ombud ha möjlighet att kommentera på alla punkter.

Svårigheten ligger i hur man ska ta del av varandras kommentarer.  Det bästa är att skapa ett delat Google-dokument där alla som får länken till dokumentet kan kommentera (inte redigera). Den som skapa dokumentet behöver ha ett Google-konto och skapa ett dokument i Googledrive som sedan kan delas via en länk till andra som inte behöver ha något Google-konto.

Om man inte har möjlighet att skapa ett Google-dokument kan man ta in kommentarer via e-post. Då måste motförslag läggas upp på hemsidan också så att övriga medlemmar kan kommentera och rösta på de olika möjliga förslagen. Det är mycket viktigt att ha en tydlig tidsplan som kommuniceras. Till exempel fyra dagar för kommentarer och motförslag och sedan tre dagar omröstning på de förslag som är lagda.

Protokoll skrivs sedan i princip som vanligt, men man skriver att stämman skedde per capsulam (istället för en fysisk plats), och så redovisas röstetal för de punkter som det funnits en omröstning om.

Kontakt

Kommunikatör och organisationsutvecklare

Jenny Dahlerus

070-789 05 13

jenny.dahlerus@bygdegardarna.se