Bygdegårdarnas Riksförbund rekommenderar, med hänsyn till juridik, ekonomi och försäkringsfrågor, några olika sätt för bygdegårdsföreningar att arrangera co-working och arbetsplatsuthyrning. Se figuren ovan för en översikt och läs mer om de olika alternativen här: Co-working och arbetsplatsuthyrning
Föreningsarrangemang
Olycksfall
Bygdegårdsförsäkringens olycksfallsförsäkring omfattar deltagare vid föreningens egna arrangemang oavsett om de är medlemmar i föreningen eller ej. Olycksfallsförsäkringen omfattar också föreningsfunktionär som genom sitt värdskap utövar uppdrag för föreningen. (För anställda / ej ideella som arbetar åt föreningen behöver dock olycksfallsförsäkring för anställda tecknas till)
Tänk på att se över och åtgärda skaderisker inför föreningsarrangemang. Är trappan tillräckligt belyst och gångarna sandade? Rutiner och regelbunden kontroll bör bland annat göras av följande: Att släckutrustningen är trycksatt och finns på plats, att utrymningsvägar är helt fria med fungerande skyltning, att trappräcken är hela, eluttag, anslutningskablar samt installationer fungerar på ett säkert sätt samt att det är snöras- och halkbekämpat vintertid.
Försäkringen – Inbrott och stöld
Bygdegårdsförsäkringen gäller mot inbrott. Det vill säga när någon med våld tagit sig in i en byggnad. Enkel stöld ersätts inte. Det är därför extra viktigt att minimera risken för att besökare plockar med sig föreningens saker samt att nycklar kommer på vift. Att låsa vissa utrymmen kan vara aktuellt.
Bygdegårdsförsäkringen täcker inte och föreningen kan inte ansvara för andras egendom. Om en deltagares dator, mobiltelefon eller annat skadas eller stjäls får ägaren vända sig till sin egen hemförsäkring alternativt företagsförsäkring.
Rörliga kontorsplatser
Typ av verksamhet
Bygdegårdsförsäkringens ansvarsförsäkring gäller för sedvanlig bygdegårdsverksamhet. Uthyrning av kontor och kontorsplatser tillhör sedvanlig bygdegårdsverksamhet. Vid uthyrning för tillverkning och annan verksamhet med ökad risk bör föreningen först kontakta Bygdegårdsförsäkringen för att kontrollera om uthyrning till sådan verksamhet täcks av ansvarsförsäkringen. Det är dock viktigt att föreningen anmäler ändrade förhållanden i sin verksamhet så drar ni igång med ny omfattande verksamhet är det bra att kontakta försäkringskansliet och uppdatera ert försäkringsunderlag.
Med detta sagt är det först och främst hyresgästens ansvarsförsäkring som kommer ifråga om hyresgästens verksamhet orsakar skada på sak eller person. För att föreningen ska känna sig trygg med uthyrningen bör det i avtal stå att hyresgästen förbinder sig att teckna ansvarsförsäkring för sin verksamhet.
Vem är det som hyr?
Med vem är det ni tecknar avtal? Detta avgör vilken typ av försäkring man kan anta att nyttjanderättsinnehavaren har, betalningsförmåga vid större skada med mera. Är det en egenföretagare bör man säkerställa att denna har ansvarsförsäkring tecknad i företaget. Är det en anställd på ett företag som ska nyttja arbetsplatsen och dennes arbetsgivare som utgör avtalspartnern? Eller är det en privatperson som tecknar avtalet med er? I privatpersoners hemförsäkring gäller i regel inte ansvarsförsäkring vid tjänsteutövning. Ansvarsförsäkring saknas därför vilket kan resultera i ökade kostnader för föreningen om skada uppstår.
Olycksfall
Bygdegårdsförsäkringens olycksfallsförsäkring gäller ej för hyresgäster/nyttjanderättsinnehavare. Olycksfallsförsäkringen omfattar person som under utövande av uppdrag för föreningen drabbas av olycksfallsskada samt under därmed förenade resor. Försäkringen omfattar även deltagare vid föreningens egna arrangemang. Istället är det vid uthyrning/nyttjande föreningens ansvarsförsäkring som träder in om sak eller person skadas. Försäkringsbolaget utreder om föreningen kan anses vara vållande, förhandlar med den skadedrabbade och betalar ut ersättningen. Självrisken är 10 % av ett basbelopp.
Är källartrappan dåligt belyst, räcket vid entrén undermåligt eller parkeringen osandad? Såsom förvaltare eller ägare till en fastighet är föreningen ansvarig för att yttre och inre miljö inte orsakar någon skada på sak eller person. Detta gäller också när bygdegården är uthyrd. Rutiner och regelbunden kontroll bör bland annat göras av följande: Att släckutrustningen är trycksatt och finns på plats, att utrymningsvägar är helt fria med fungerande skyltning, att trappräcken är hela, lekplatsen är säker, eluttag, anslutningskablar samt installationer fungerar på ett säkert sätt samt att det är snöras- och halkbekämpat vintertid.
Ni kan i nyttjanderättsavtal fördela ansvaret mellan er, dock ej lägga över hela ansvaret på nyttjanderättsinnehavaren.
Inbrott, stöld och skadegörelse
Bygdegårdsförsäkringen gäller mot inbrott. Det vill säga när någon med våld tagit sig in i en byggnad. Enkel stöld ersätts inte. Det är därför extra viktigt att minimera risken för att hyresgäster, nyttjanderättsinnehavare eller besökare plockar med sig föreningens saker samt att nycklar kommer på vift. Om någon går in med nyckel i bygdegården och stjäl räknas detta inte heller som ett inbrott om inte tillskansningen av nyckeln ifråga kan fastställas komma från ett tidigare inbrott, genom rån eller hot.
Om hyresgäst/nyttjanderättsinnehavare stjäl från föreningen så täcks detta därför inte av försäkringen. Föreningen ansvarar heller inte över hyresgästers/nyttjanderättsinnehavares egendom. Om en hyresgäst stjäl ifrån en annan så är det något som berör dem sinsemellan och dennes egen eventuella försäkring får nyttjas. Förtydliga gärna ansvaret i nyttjanderättsavtal och trivselregler: ”Du ansvarar själv över egendom du tar med dig till arbetsplatsen och bör hålla den under uppsikt”
Fundera över vilka lokaler hyresgästerna ska ha tillgång till och vilken av föreningens egendom de därmed har tillgång till. Att låsa vissa utrymmen kan vara aktuellt. Och var förvarar ni föreningens nycklar?
Hyresgästs/nyttjanderättsinnehavares stöldbegärliga egendom riskerar att öka risken för inbrott i bygdegården. Bygdegårdsförsäkringen gäller för skadorna på bygdegården men innebär en självrisk på 20% av basbeloppet. För att föreningen ska gå plus på uthyrningsverksamheten och slippa stå för självrisken när det är hyresgästens egendom som tjuvarna vill åt, bör ansvar för detta skrivas in i nyttjanderättsavtalet.
Om hyresgästen eller dess gäster uppsåtligen orsakat skada på bygdegården benämns detta som ”skadegörelse utan samband med inbrott” och omfattas av försäkringen. Dock är självrisken förhöjd till ett halvt basbelopp* och hyresgästerna måste polisanmälas.
En oärlig hyresgäst kan göra en kopia av nycklar som inte är kopieringssäkra och använda dem i ett oärligt syfte efter uthyrningstillfället. Nyckeln till bygdegården bör kvitteras vid ut- och återlämnandet.
Nyttjanderättsavtal och säkerhetsinformation
Vikten av att skriva nyttjanderättsavtal kan inte nog betonas. Det är i avtalet ni i hög grad försäkrar er om att inte drabbas av oväntade utgifter samt kostsamma och långdragna tvister. Använd Bygdegårdsförsäkringens mall ”Nyttjanderättsavtal” som inom kort finns att ladda ned från materialbanken.
I nyttjanderättsavtalet bör det framgå om nyttjanderättsinnehavaren får ta emot utomstående besökare till den hyrda kontorsplatsen. Ni bör också lämna Säkerhetsinformation och förhållningsregler där man informerar om vilket ansvar de bär och vilka trivselregler som gäller.
Fasta kontorsplatser
Försäkringen
Försäkringsmässigt så är råden detsamma vid uthyrning av fasta kontorsplatser som vid uthyrning av rörliga sådana. Se därför avsnittet ”Rörliga kontorsplatser”. Skillnaden är att istället för nyttjanderättsavtal skrivs ett hyresavtal som eventuellt kompletteras med en extra bilaga med specifik information om kontorsplatserna.